Asistente Virtual

Descripción

Resumen: El Asistente Virtual brinda apoyo administrativo y operativo, garantizando el funcionamiento fluido de las operaciones diarias y permitiendo que los clientes se centren en prioridades de mayor valor. Aspectos destacados: 1. Proporcionar apoyo administrativo y operativo confiable de forma remota 2. Multitarea organizado que prospera con la variedad 3. Capaz de aprender y utilizar nuevas herramientas rápidamente **Título del puesto:** Asistente Virtual (AV) **Tipo de puesto:** Tiempo completo, remoto **Horario laboral:** Horario comercial de Estados Unidos (con flexibilidad para ajustarse a las necesidades del cliente) **Acerca del puesto:** Nuestro cliente busca un Asistente Virtual para brindar apoyo administrativo y operativo confiable de forma remota. Este puesto requiere una combinación de habilidades organizativas, capacidad de comunicación y conocimientos tecnológicos para gestionar una amplia variedad de tareas, como programación de reuniones, correspondencia, ingreso de datos y apoyo a proyectos. El Asistente Virtual asegura que las operaciones diarias transcurran sin contratiempos, que se cumplan los plazos y que el cliente pueda centrarse en prioridades de mayor valor. **Responsabilidades:** Apoyo administrativo: * + Gestionar calendarios, programar reuniones y coordinar llamadas. + Redactar y enviar correspondencia (correos electrónicos, memorandos, documentos). + Preparar actas de reuniones y realizar un seguimiento de las tareas pendientes. Gestión de datos y documentos: * + Ingresar, actualizar y mantener registros en hojas de cálculo, CRM o sistemas de proyectos. + Organizar y gestionar sistemas digitales de archivos (Google Drive, Dropbox, SharePoint). + Preparar informes o resúmenes para revisión del cliente. Investigación y ejecución de tareas: * + Realizar investigaciones en línea (competidores, proveedores, información del mercado). + Compilar hallazgos en resúmenes u presentaciones organizadas. + Apoyar proyectos pequeños y solicitudes puntuales. Apoyo a clientes y proveedores: * + Responder a consultas básicas de los clientes o derivarlas al miembro del equipo adecuado. + Gestionar comunicaciones con proveedores y hacer seguimiento de asuntos pendientes. Apoyo operativo y a proyectos: * + Asistir con facturación, seguimiento de gastos y contabilidad básica (si es necesario). + Ayudar a mantener planes de proyectos y actualizar sistemas de gestión de tareas (Trello, Asana, Notion, Monday.com). **¿Qué te convierte en el candidato ideal?** * Multitarea organizado que prospera con la variedad. * Excelentes habilidades comunicativas escritas y verbales. * Capaz de aprender y utilizar nuevas herramientas rápidamente. * Discreto, confiable y proactivo para anticipar necesidades. **Experiencia y habilidades requeridas (mínimo):** * 1–2 años de experiencia en labores administrativas o como asistente virtual. * Conocimiento avanzado de Microsoft Office y Google Workspace. * Excelentes habilidades de gestión del tiempo y organización. * Acceso estable a Internet y capacidad para trabajar de forma independiente. **Experiencia y habilidades ideales:** * Experiencia con CRM (HubSpot, Salesforce, Zoho) o herramientas de gestión de proyectos (Asana, Trello, Notion). * Conocimiento de facturación, contabilidad básica o apoyo financiero ligero (QuickBooks, Xero). * Experiencia previa apoyando emprendedores, startups o equipos completamente remotos. * Capacidad para gestionar múltiples clientes o ejecutivos simultáneamente. **¿Cómo es un día típico?** El día a día de un Asistente Virtual gira en torno a mantener las operaciones organizadas y brindar apoyo ágil. Tus actividades incluirán: * Revisar calendarios y buzones de entrada, respondiendo correos electrónicos urgentes o solicitudes de programación. * Actualizar registros en CRM, hojas de cálculo o unidades compartidas. * Preparar documentos o presentaciones para reuniones. * Realizar investigaciones sencillas para proyectos o iniciativas futuras. * Seguimiento con proveedores o clientes para garantizar la finalización de tareas. * Finalizar el día revisando listas de pendientes, enviando actualizaciones de estado y preparando las prioridades del día siguiente. En esencia: eres el socio remoto de operaciones que garantiza que nada quede sin atender. **Métricas clave de éxito (KPI):** * Tareas completadas con precisión y dentro del plazo. * Eficiencia en la gestión de calendarios y buzones de entrada (sin citas perdidas, respuestas oportunas). * Retroalimentación positiva de clientes y partes interesadas. * Registros y documentación organizados y precisos. * Rapidez de respuesta y disponibilidad dentro de las ventanas de servicio acordadas. **Proceso de entrevista:** * Entrevista telefónica inicial * Entrevista por video con un reclutador de Pavago * Tarea práctica (por ejemplo, gestionar una bandeja de entrada o calendario simulados, o compilar un breve resumen de investigación) * Entrevista con el gerente de contratación o ejecutivo del cliente * Oferta y verificación de antecedentes