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Resumen: FreedUp busca un Asistente Ejecutivo Asociado proactivo y meticuloso para apoyar al Fundador y CEO de una organización de rápido crecimiento, estabilizando y escalando las operaciones diarias. Aspectos destacados: 1. Oportunidad de actuar como una verdadera extensión del ejecutivo 2. Más allá del apoyo administrativo tradicional, asumiendo la responsabilidad de los procesos operativos centrales 3. Florecer en entornos de alta responsabilidad y alta claridad FreedUp busca un **Asistente Ejecutivo Asociado (EA)** altamente proactivo y meticuloso para apoyar al Fundador y CEO de una organización en rápido crecimiento, basada en sistemas. Este puesto es ideal para alguien que florece con la estructura, la responsabilidad y la claridad, y que puede actuar como una verdadera extensión del ejecutivo al transformar la complejidad en una ejecución tranquila y repetible. Somos un equipo de alto rendimiento construido en torno a la propiedad, la capacidad de respuesta y la mejora continua. El Asistente Ejecutivo desempeñará un papel fundamental para estabilizar y escalar las operaciones diarias del CEO, actuando como su "memoria funcional", mejorando la calidad de la comunicación escrita y asegurando que nada se quede sin atender. Este puesto va más allá del apoyo administrativo tradicional. Usted asumirá la responsabilidad de los procesos operativos centrales, gestionará los sistemas de comunicación, coordinará los canales de reclutamiento y ayudará a implementar herramientas y procedimientos operativos estándar (POE) que reduzcan la carga cognitiva del CEO y del equipo directivo. Se trata de un puesto **de tiempo completo y remoto**, que requiere una comunicación escrita excepcional, un seguimiento riguroso, comodidad para manejar información sensible y la capacidad de gestionar proactivamente tanto tareas profesionales como personales limitadas. **Ubicación:** Totalmente remota — México **Tipo de empleo:** Tiempo completo **Salario:** $1000 \- $1.800 por mes (según experiencia) **Requisitos** * 3 o más años de experiencia apoyando a ejecutivos senior como EA, Coordinador de Operaciones o puesto similar. * Excelentes habilidades de comunicación escrita — debe ser un escritor más sólido que el ejecutivo. * Capacidad demostrada para **seguir y replicar formatos estructurados** * Fuertes habilidades organizativas y de ejecución * Comodidad para actuar como un "sistema de memoria" para un CEO de ritmo acelerado. * Instintos organizativos sólidos y capacidad de seguimiento. * Buen conocimiento de la **cultura empresarial y el estilo comunicativo estadounidenses** * Capacidad para trabajar con sistemas y procedimientos operativos estándar (POE) * Capacidad para anticipar necesidades y brindar asistencia contextualizada * Capacidad para manejar información confidencial y sensible de forma responsable. * Conocimiento técnico sólido y adaptabilidad a sistemas y herramientas en constante evolución. * Florecer en entornos de alta responsabilidad y alta claridad. * **Requisitos técnicos:** Acceso confiable a internet de alta velocidad y una configuración moderna de oficina en casa. **Principales responsabilidades****Gestión de correos electrónicos y comunicación** * Clasificar correos electrónicos dos veces al día (mañana y tarde) * Redactar, editar y gestionar correos electrónicos con la voz y el tono del fundador * Asegurar que toda la comunicación siga **formatos claros y repetibles, y altos estándares** * Coordinar la comunicación con clientes manteniendo profesionalismo y precisión * Organizar los correos electrónicos en cuatro carpetas: "Acción requerida", "Leer después", "Si interesa" y "Seguimiento" * Revisar y editar todas las comunicaciones salientes para mejorar su claridad y precisión. **Coordinación de reuniones y calendario** * Actuar como guardián del calendario del ejecutivo * Gestionar programaciones complejas entre reuniones con clientes e internas * Coordinar logística, incluyendo **arreglos confidenciales para reuniones** * Priorizar reuniones de alto valor y optimizar el flujo del calendario * Implementar y proteger la plantilla semanal ideal del ejecutivo, con bloques de tiempo reservados para trabajo profundo * Asegurar que el horario del ejecutivo se ajuste aproximadamente al 70\-80 % de las veces a dicha plantilla * Considerar el tiempo del ejecutivo en la oficina presencial (2\-3 días por semana en Seattle) **Gestión de CRM e integridad de datos** * Mantener un sistema CRM **limpio, preciso y completamente actualizado** * Asegurar que todos los registros incluyan: * + Datos completos de contacto + Formato y estructura adecuados + Hipervínculos y notas correctos * Mejorar continuamente la organización del CRM para su usabilidad y eficiencia **Delegación y seguimiento de tareas:** * Consolidar información sobre seguros * Organizar documentos personales y registros digitales * Crear formularios de consentimiento para citas médicas * Liderar **reuniones semanales de revisión** para evaluar el progreso y refinar los procesos * Seguir la finalización de tareas y garantizar bucles claros de comunicación * Identificar proactivamente ineficiencias y proponer mejoras * Gestionar tareas administrativas personales pendientes * Consolidar y respaldar de forma segura archivos personales digitales importantes * Mantener carpetas digitales organizadas para registros personales **Gestión de datos y archivos** * Consolidar y respaldar de forma segura archivos personales digitales importantes * Organizar documentos personales (tarjetas de seguro, testamentos, poderes notariales, etc.) * Mantener carpetas digitales organizadas para registros personales * Documentar y elaborar **procedimientos operativos estándar (POE)** desde el primer día * Convertir tareas recurrentes en **procesos escalables y repetibles** * Refinar continuamente los flujos de trabajo según retroalimentación y desempeño **Sistemas y herramientas** * Comunicarse diariamente mediante Slack con actualizaciones estructuradas. * BuilderTrend (software de construcción con funciones de CRM y canal de ventas) * Ayudar a ampliar el uso de Notion para POE, documentación y un CRM ligero. * Programas: Monograph, smartsheet, Buildertrend * Gemini (recientemente utilizado para tomar notas) * Fathom (utilizado anteriormente para tomar notas) * Fireflies (grabación y transcripción de reuniones **Beneficios** * Experiencia internacional * Oportunidad de trabajar de forma remota desde cualquier lugar * Entorno de equipo colaborativo y de apoyo * Oportunidades de aprendizaje y desarrollo * Bonos por desempeño potenciales * Días de vacaciones pagadas (PTO) * Seguro médico (HMO) tras 3 meses
