Resumen: Como Coordinador de Estudio, brindará apoyo administrativo y general a un equipo de diseñadores y arquitectos líderes en el sector, constituyendo el núcleo de las actividades de la oficina. Aspectos destacados: 1. Brindar apoyo administrativo y general a destacados diseñadores y arquitectos 2. Utilizar herramientas de gestión de proyectos para aumentar la eficiencia del estudio 3. Apoyar la participación y conexión del talento mediante eventos del estudio Su función Ponga en práctica su pasión por el servicio y su atención al detalle para ayudar al equipo de Gensler a dar vida a los diseños. Como Coordinador de Estudio, brindará apoyo administrativo y general a un equipo de diseñadores y arquitectos líderes en el sector. Usted es el núcleo de las actividades de su oficina y el alma que impulsa su avance. Lo que hará* Asistencia con contratos/propuestas: redactar, editar, gestionar y hacer seguimiento de la firma de cartas de intención, acuerdos provisionales y finales, acuerdos con consultores y autorizaciones de trabajo. * Actuar como enlace entre el departamento jurídico interno, el gestor de diseño y el contable de proyectos para incorporar observaciones en un borrador de contrato y garantizar que la tarifa contractual esté actualizada. * Utilizar herramientas de gestión de proyectos para aumentar la eficiencia tanto de los gestores de diseño como del estudio; esto incluye ingresar planes de asignación de personal e ingresos, crear cronogramas de proyectos y utilizar software de gestión de datos para identificar áreas de mejora. * Ser un recurso clave en su estudio para comprender, cumplir y superar las metas corporativas (completitud de los planes de asignación de personal e ingresos, firma de contratos, métricas de resiliencia y sostenibilidad). * Apoyar proactivamente la gestión eficaz de las reuniones operativas semanales; participar activamente como asistente; documentar y gestionar los puntos de acción; colaborar con los gestores de diseño y otros líderes del estudio para actualizar y mantener datos importantes de los proyectos, que pueden incluir cuentas por cobrar, comentarios sobre facturas, cartera de pedidos pendientes, revisión y finalización de hojas de registro de horas, mano de obra no facturada, previsión de ingresos, solicitudes de asignación de personal y análisis. * Organizar y gestionar las reuniones mensuales del estudio; crear y mantener la invitación al calendario; realizar un seguimiento de las iniciativas del estudio y proponer contenidos; colaborar con la dirección del estudio para desarrollar la agenda y las presentaciones; gestionar los puntos de acción y los seguimientos; reservar el espacio, configurar los recursos informáticos y organizar alimentos y bebidas según sea necesario. * Apoyar la participación y conexión del talento mediante la coordinación de eventos y reuniones sociales del estudio; gestionar el presupuesto según corresponda; colaborar con la dirección para fomentar una cultura sólida y saludable en los estudios. * Organizar y gestionar las reuniones a escala del estudio; crear y mantener el cronograma; colaborar con la dirección del estudio para desarrollar la agenda y las presentaciones; gestionar los puntos de acción y los seguimientos; reservar el espacio y las meriendas según sea necesario. * Asistir a la dirección en la gestión de paneles de control de asignación de personal para el estudio. * Colaborar con Recursos Humanos en iniciativas relacionadas con el talento, tales como apoyo al proceso del Programa de Desarrollo Profesional; agendas y seguimiento de incorporaciones; configuración de nuevos empleados; coordinación de entrevistas. * Otras actividades, como la gestión del calendario de licencias remuneradas (PTO) del estudio. * Interactuar y coordinarse con Marketing en iniciativas de captación de clientes y creación de material promocional; realizar un seguimiento proactivo de hitos y fechas límite para la presentación de propuestas (RFP). * Responder con rapidez a las solicitudes de los clientes; superar las expectativas del cliente al exceder lo solicitado. * Identificar puntos de contacto para fortalecer las relaciones con los clientes y ejecutar dichas ideas (por ejemplo: contactos trimestrales con los clientes mediante Salesforce; revisiones trimestrales de cuentas). * Brindar apoyo de marketing a los responsables de desarrollo de negocios dentro del estudio, lo que puede incluir la elaboración de un presupuesto de marketing, la investigación sobre clientes actuales y potenciales, la introducción de datos en Salesforce, el apoyo a la creación de presentaciones y la coordinación de actualizaciones de datos de proyectos en la intranet de Gensler, en colaboración con Gestión del Conocimiento. Sus calificaciones* Título universitario en finanzas o administración de empresas, preferiblemente * 3+ años de experiencia como coordinador de proyectos u otro rol administrativo similar * Capacidad de automotivación y curiosidad natural por el proceso arquitectónico y de diseño * Competencia en Microsoft Word y Excel, y capacidad para tomar notas en reuniones * Excelentes habilidades comunicativas verbales y escritas * Experiencia en revisión jurídica y contractual es un plus, aunque no es obligatoria La vida en Gensler En Gensler estamos tan comprometidos con disfrutar la vida como lo estamos con ofrecer diseños de primera categoría. Desde exposiciones de arte curadas hasta competencias internas de diseño y la «Semana del Bienestar», nuestras oficinas reflejan los diversos intereses de nuestros empleados. Animamos a cada persona en Gensler a llevar una vida saludable y equilibrada. Nuestros beneficios integrales incluyen seguros de salud y de vida subvencionados, bono anual, formación en LinkedIn Learning, días festivos oficiales y programas de asistencia al empleado. Como parte del compromiso de la firma con la obtención de licencias profesionales y el desarrollo profesional, Gensler ofrece reembolsos para ciertas licencias profesionales, sus renovaciones y las tasas de examen correspondientes. Además, reembolsamos la matrícula de ciertos programas o cursos elegibles. Consideramos nuestros programas de desarrollo profesional como inversiones estratégicas en nuestro futuro.