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Resumen: El Administrador de Oficina organiza y coordina la administración y los procedimientos de la oficina, brindando asistencia administrativa y de apoyo de alta calidad a la alta dirección para garantizar la eficacia, la eficiencia y la seguridad organizacionales. Aspectos destacados: 1. Descubrir con valentía nuevas posibilidades 2. Tener un impacto significativo y realizar el mejor trabajo de tu carrera 3. Apoyar un entorno laboral diverso y colaborativo **¿Por qué unirte a nosotros?** *Conviértete en un héroe para nuestros pacientes con enfermedades raras* En Ultragenyx creemos firmemente que tomar medidas reales e impactantes para atender las necesidades de los pacientes y de nuestros empleados siempre es lo correcto. Para alcanzar este objetivo, nuestra visión es liderar el futuro de la medicina para enfermedades raras. Para nosotros, esto significa ir donde otras empresas biofarmacéuticas no van: cuestionar el statu quo y crear un nuevo modelo que impulse nuestro campo, para que más pacientes y cuidadores se beneficien de tratamientos que transforman la vida. Lo hacemos siguiendo la ciencia, aplicando un novedoso enfoque de desarrollo acelerado, fabricando medicamentos innovadores a precios justos y razonables, y creando un ecosistema colaborativo para llegar a los pacientes de las maneras que resulten más significativas para ellos. Nuestro compromiso y cuidado hacia los pacientes se extiende también a nuestros empleados, por lo que la cultura constituye un pilar fundamental para Ultragenyx. Seguimos centrados continuamente en crear un entorno de apoyo e inclusivo, caracterizado por un aprendizaje y un crecimiento profundos, para que los empleados puedan prosperar en todos los ámbitos de sus vidas, tanto dentro como fuera del trabajo. En última instancia, queremos ser una organización en la que estaríamos orgullosos de que trabajaran nuestros familiares, amigos e hijos. Si deseas tener un impacto significativo, realizar el mejor trabajo de tu carrera y crecer mucho, tanto profesional como personalmente, ¡únete a nuestro equipo!***Resumen del puesto:** ***ultra****centrado – Trabajar juntos para descubrir con valentía nuevas posibilidades* El Administrador de Oficina organizará y coordinará la administración y los procedimientos de la oficina, con el fin de garantizar la eficacia, la eficiencia y la seguridad organizacionales. Serás responsable de desarrollar protocolos de comunicación interna en la oficina, optimizar los procedimientos administrativos y controlar el inventario y los proveedores. El Administrador de Oficina también brindará una asistencia administrativa y de apoyo de alta calidad a la alta dirección. Esto incluirá la gestión de reuniones, la realización de arreglos de viaje, la elaboración de informes de gastos y la organización de agendas diarias. Para tener éxito en este puesto, el candidato debe ser un profesional dinámico que no tenga inconveniente en desempeñar múltiples funciones. Debe tener experiencia comprobada en la gestión de una amplia gama de tareas relacionadas con el apoyo administrativo y ejecutivo, y ser capaz de trabajar de forma independiente con poca o ninguna supervisión. El candidato deberá estar bien organizado, ser flexible y disfrutar los desafíos administrativos derivados del apoyo a una oficina compuesta por personas diversas. **Modelo de trabajo:** Flex: Este puesto normalmente requerirá trabajo presencial tres días a la semana, según las necesidades del negocio. En muchas ubicaciones, la empresa establecerá ciertos días fijos cada semana en los que los empleados Flex deben estar presentes en las instalaciones. **Responsabilidades:** Gestión de oficina (40%) * Organizar las operaciones y los procedimientos de la oficina * Gestionar las relaciones con proveedores, prestadores de servicios y propietario, asegurando que todos los artículos sean facturados y pagados a tiempo * Ser el punto de contacto para mantenimiento, correo, envíos, suministros, equipos, facturas y recados * Garantizar la eficiencia de la oficina mediante la planificación y ejecución de la adquisición de equipos, distribución de espacios y sistemas de oficina * Gestionar las relaciones con el departamento corporativo de instalaciones * Colaborar con RR.HH., Legal y Finanzas para desarrollar e implementar políticas de oficina, estableciendo procedimientos y estándares que orienten el funcionamiento de la oficina * Colaborar con RR.HH. y TI para los procesos administrativos relacionados con las contrataciones * Diseñar e implementar sistemas de archivo y garantizar que dichos sistemas se mantengan actualizados y vigentes * Coordinar con el departamento de TI sobre todo el equipamiento y los sistemas de oficina * Garantizar la seguridad, integridad y confidencialidad de los datos * Supervisar y mantener el inventario de suministros de oficina * Revisar y aprobar las adquisiciones de suministros de oficina * Mantener un entorno laboral seguro y protegido * Brindar apoyo general a los visitantes * Apoyar y gestionar el sistema de gestión de acuerdos/contratos legales y generar órdenes de compra (PO) Asistencia administrativa ejecutiva a la alta dirección (40%) * Gestionar las agendas, calendarios y citas de la alta dirección, así como los informes de gastos * Coordinar reuniones con participantes internos y externos, atendiendo todos los detalles necesarios para lograr resultados eficientes y exitosos * Realizar todos los arreglos de viaje nacionales e internacionales —resolver proactivamente y abordar conflictos de viaje cuando sea necesario (incluyendo horarios posteriores al cierre de oficina) Apoyo a eventos (20%) * Participar activamente en la planificación y ejecución de eventos corporativos * Apoyar al equipo en la investigación y selección de lugares, la planificación y gestión del calendario de eventos, la negociación de cotizaciones y acuerdos con proveedores, la asistencia en la organización de eventos, el seguimiento de cronogramas y presupuestos, el networking y la consecución de los objetivos definidos en las instrucciones previas al evento. **Requisitos:** * Título universitario * Dominio fluido del inglés y español nativo * Experiencia comprobada en gestión de oficina y como asistente ejecutivo * Conocimiento de las responsabilidades, sistemas y procedimientos de gestión de oficina * Excelentes habilidades de gestión del tiempo y capacidad para realizar múltiples tareas y priorizar el trabajo * Atención al detalle y habilidades para la resolución de problemas * Excelentes habilidades de comunicación escrita y verbal en español e inglés * Fuertes habilidades organizativas y de planificación * Competencia en MS Office: Word, Outlook, Excel, PowerPoint; Oracle/SAP y conocimiento de paquetes de software administrativo/financiero * Capacidad para realizar múltiples tareas y priorizar la carga de trabajo diaria * Capacidad para trabajar de forma independiente, anticipar los siguientes pasos y ejercer discreción y confidencialidad * Experiencia en la coordinación y reserva de viajes nacionales e internacionales, así como en la colaboración con agencias de viajes * Experiencia en la coordinación de reuniones y eventos internos y externos * Comunicarse de manera efectiva con respeto y profesionalismo * Capacidad para trabajar estrechamente y de forma colaborativa con otros miembros del departamento e interactuar con diversos interesados internos y externos * Reconocido por antiguos compañeros, colegas, gerentes y subordinados directos por atributos como: Impulso, Excelencia, Resiliencia, Trabajo en equipo, Innovación y Compasión * Se prefiere experiencia en una empresa farmacéutica o biotecnológica * Cinco años de experiencia exitosa como Asistente Administrativo Senior, Asistente Legal, Asistente Financiero o Coordinador de Eventos, brindando apoyo a gerentes y directores \#LI\-CT1 \#LI\-hybrid ***Los empleados a tiempo completo de todo el mundo disfrutan de una variedad de beneficios, entre otros:*** * ***Generoso tiempo de vacaciones y días festivos observados por la empresa*** * ***Días de voluntariado*** * ***Planes de incentivos a largo plazo y planes de compra de acciones para empleados o ofertas equivalentes*** * ***Beneficios para el bienestar de los empleados*** * ***Reembolso para actividades físicas*** * ***Patrocinio de estudios*** * ***Planes de desarrollo profesional*** * *Los beneficios varían según la región y el país* **Ultragenyx Pharmaceutical es un empleador que ofrece igualdad de oportunidades y prohíbe la discriminación ilegal basada en raza, color, religión, género, orientación sexual, identidad/expresión de género, origen nacional/ascendencia, edad, discapacidad, estado civil y condición de veterano, así como cualquier otro estatus o clasificación protegida por las leyes federales, estatales y/o locales aplicables. Se proporcionará una adaptación razonable para todos los estatus o clasificaciones protegidos por la ley aplicable, incluidas las personas con discapacidad, los veteranos con discapacidad, las mujeres embarazadas, aquellas que hayan dado a luz o padezcan afecciones médicas relacionadas, y quienes sostengan creencias religiosas profundamente arraigadas. Los solicitantes pueden solicitar una adaptación antes de aceptar una oferta de empleo. Si necesitas una adaptación razonable para completar esta solicitud o en cualquier parte del proceso de reclutamiento, puedes contactar al Departamento de Adquisición de Talento enviándonos un correo electrónico a** **talentacquisition@ultragenyx.com****.** *Consulta nuestra* *Aviso de privacidad para empleados y solicitantes CCPA**.* *Consulta nuestra* Política de privacidad*.* **Es ilegal en Massachusetts exigir o aplicar una prueba de detector de mentiras como condición de empleo o de empleo continuado. Un empleador que infrinja esta ley estará sujeto a sanciones penales y responsabilidad civil.** **Nota para reclutadores externos**: Toda la actividad relacionada con candidatos y las posiciones abiertas son gestionadas exclusivamente por nuestro Departamento de Recursos Humanos. Nuestro Departamento de Recursos Humanos solicita amablemente a los reclutadores que no contacten directamente a los empleados o gerentes de contratación con el fin de ofrecer sus servicios y presentar candidatos. Ten en cuenta que el incumplimiento de esta solicitud será un factor a considerar al determinar una relación profesional con nuestra organización. La presentación de currículums no solicitados antes de la firma de un acuerdo entre el Departamento de Recursos Humanos y la agencia de reclutamiento no generará ninguna obligación implícita. Las consultas sobre el desarrollo de una relación de reclutamiento con nosotros pueden dirigirse a:* *talentacquisition@ultragenyx.com*.*
