Gerente de Administración

Descripción

Resumen del Puesto: Gerente Administrativo con experiencia en control financiero, gestión de procesos, reporteo y mejora continua, garantizando la operación eficiente y el apoyo ejecutivo. Puntos Destacados: 1. Lidera la administración y el control financiero-operativo de la empresa. 2. Implementa mejoras continuas y automatización de procesos administrativos. 3. Gestiona proveedores, atención a Dirección y apoyo administrativo comercial. **Gerente Administrativo** **REQUISITOS – GERENTE ADMINISTRATIVO** * Licenciatura concluida en Administración de Empresas, Contaduría, Finanzas o carrera afín. * Experiencia mínima de 3 a 5 años en puestos administrativos y manejo de personal. * Conocimiento en procesos administrativos, control de presupuestos, compras y manejo de proveedores. * Experiencia en elaboración de reportes e indicadores administrativos. * Manejo intermedio/avanzado de Excel y paquetería Office. * Habilidad para la organización, liderazgo y toma de decisiones. * Excelente comunicación y trabajo en equipo. * Capacidad para resolver problemas y dar seguimiento a múltiples actividades. * Deseable experiencia en coordinación de áreas administrativas y operativas. **Funciones:** **Administración y Control Financiero\-Operativo** * Registrar y controlar ingresos y egresos de la empresa (ERP interno / Excel). * Administrar y controlar gastos administrativos. * Dar seguimiento a pagos, servicios y compromisos recurrentes (calendario, evidencia, cumplimiento). * Elaborar quincenas y cálculo de comisiones con trazabilidad y control de cambios. * Apoyar y coordinar facturación y cierres/cortes mensuales con Contabilidad interna. * Elaborar reportes financieros administrativos (flujo, presupuesto vs real, variaciones). * Desarrollar, implementar y asegurar cumplimiento de políticas y procedimientos administrativos. * Manejo y control de presupuesto mensual y anual. * **Firma y control de pagos:** asegurar evidencia mínima; **detener pagos** cuando falte autorización/evidencia y escalar a Dirección General cuando corresponda. **Seguimiento, Reporteo y Mejora Continua del Área (Modernización)** * Diseñar e implementar la **cadencia de reportes** (semanal/quincenal/mensual) con formatos estandarizados. * Presentar informes y gráficos comparativos a Dirección General (con conclusiones y alertas, no solo datos). * Implementar herramientas para automatizar y estandarizar procesos (Notion, ERP interno, CRM, plantillas, tableros). * Establecer tableros de control (KPIs) y rutinas de seguimiento con responsables y fechas. * Detectar oportunidades de mejora y ejecutar planes de optimización (reducción de retrabajo, errores y tiempos). **Gestión Documental y Control Interno** * Resguardar información administrativa y financiera con confidencialidad y orden. * Organizar documentos e información clave para Dirección. * Supervisar el cumplimiento de archivo y evidencia (clientes, proveedores, pagos, trámites). * Asegurar disponibilidad y actualización del archivo (auditoría interna). * Administrar recursos tangibles e intangibles relacionados con el área (documentación, accesos, información). **4\. Operación Administrativa Interna** * Supervisar actividades de recepción, mensajería y equipo administrativo * Coordinar compras de papelería, insumos y suministros. * Controlar inventario mensual administrativo. * Gestionar mantenimiento de oficinas y servicios. * Administrar líneas telefónicas y celulares y servicios asociados. **Gestión de Proveedores** * Solicitar, comparar y evaluar cotizaciones. * Dar seguimiento a compras y servicios (entregas, calidad, cumplimiento). * Coordinar pagos a proveedores conforme a proceso y calendario. * Evaluar cumplimiento de servicios y mantener alternativas de proveedores. * Gestionar renovaciones con anticipación (evitar vencimientos). **Soporte Administrativo Comercial** * Dar seguimiento a leads y prospectos desde la perspectiva administrativa (control y orden de información). * Cotizar trámites y servicios conforme a lineamientos. * Dar seguimiento administrativo a trámites (incluye RPP u otros) mediante control/estatus. * Controlar pagos, líneas y servicios comerciales. * Elaborar reportes comerciales administrativos (formato estándar y periodicidad definida). * Controlar renovaciones de clientes y realizar cortes mensuales de cuentas. 7\. **Atención a Dirección (Soporte Ejecutivo \+ Apoyo Personal 25%)** * Atender requerimientos de Dirección General con prioridad y claridad. * Preparar información y reportes solicitados por Dirección (oportunos y accionables). * Dar seguimiento a instrucciones y acuerdos administrativos hasta su cierre. * Apoyar en control operativo y organizacional transversal (sin rebasar a Dirección Jurídica). * **Apoyo personal (25% del tiempo):** coordinación de pagos/logística/trámites personales autorizados, con registro separado y confidencialidad. Sueldo: $6,970\.00 \- $25,000\.00 al mes Lugar de trabajo: Empleo presencial