Asistente Virtual

Descripción

Resumen: Nuestro cliente busca un Asistente Virtual para brindar apoyo administrativo y operativo confiable, garantizando el funcionamiento fluido de las operaciones diarias y una gestión eficiente de las tareas. Aspectos destacados: 1. Proporcionar apoyo administrativo y operativo confiable de forma remota. 2. Gestionar calendarios, correspondencia, ingreso de datos y apoyo a proyectos. 3. Ser una persona organizada, capaz de realizar múltiples tareas simultáneamente y con excelentes habilidades comunicativas. **Título del puesto:** Asistente Virtual (AV) **Tipo de puesto:** Tiempo completo, remoto **Horario de trabajo:** Horario comercial de Estados Unidos (con flexibilidad para ajustarse a las necesidades del cliente) **Acerca del puesto:** Nuestro cliente está buscando un Asistente Virtual para brindar apoyo administrativo y operativo confiable de forma remota. Este rol requiere una combinación de habilidades organizativas, capacidad de comunicación y conocimientos tecnológicos para gestionar una amplia variedad de tareas, como programación de citas, correspondencia, ingreso de datos y apoyo a proyectos. El Asistente Virtual garantiza que las operaciones diarias se realicen sin contratiempos, que se cumplan los plazos y que el cliente pueda concentrarse en prioridades de mayor valor. **Responsabilidades:** Apoyo administrativo: * + Gestionar calendarios, programar reuniones y coordinar llamadas. + Redactar y enviar correspondencia (correos electrónicos, memorandos, documentos). + Preparar actas de reuniones y hacer seguimiento de las tareas pendientes. Gestión de datos y documentos: * + Ingresar, actualizar y mantener registros en hojas de cálculo, sistemas de CRM o de gestión de proyectos. + Organizar y gestionar sistemas digitales de archivos (Google Drive, Dropbox, SharePoint). + Elaborar informes o resúmenes para revisión del cliente. Investigación y ejecución de tareas: * + Realizar investigaciones en línea (competidores, proveedores, información del mercado). + Compilar los hallazgos en resúmenes u presentaciones organizadas. + Apoyar proyectos pequeños y solicitudes puntuales. Apoyo a clientes y proveedores: * + Responder a consultas básicas de los clientes o derivarlas al miembro del equipo correspondiente. + Gestionar las comunicaciones con los proveedores y hacer seguimiento de los asuntos pendientes. Apoyo operativo y a proyectos: * + Asistir con la emisión de facturas, el seguimiento de gastos y una contabilidad básica (si es necesario). + Ayudar a mantener planes de proyecto y actualizar los sistemas de gestión de tareas (Trello, Asana, Notion, Monday.com). **¿Qué te convierte en el candidato ideal?** * Una persona organizada y capaz de realizar múltiples tareas simultáneamente, que disfruta la variedad. * Excelentes habilidades comunicativas escritas y verbales. * Capacidad para aprender y utilizar nuevas herramientas rápidamente. * Discreción, confiabilidad y proactividad para anticipar necesidades. **Experiencia y habilidades requeridas (mínimo):** * 1–2 años de experiencia en labores administrativas o como asistente virtual. * Competencia en Microsoft Office y Google Workspace. * Excelentes habilidades de gestión del tiempo y organización. * Conexión estable a Internet y capacidad para trabajar de forma independiente. **Experiencia y habilidades ideales:** * Experiencia con sistemas de CRM (HubSpot, Salesforce, Zoho) o herramientas de gestión de proyectos (Asana, Trello, Notion). * Conocimiento sobre facturación, contabilidad básica o apoyo financiero ligero (QuickBooks, Xero). * Experiencia previa apoyando a emprendedores, startups o equipos con enfoque remoto desde su origen. * Capacidad para gestionar múltiples clientes o ejecutivos simultáneamente. **¿Cómo es un día típico?** El día a día de un Asistente Virtual gira en torno a mantener las operaciones organizadas y brindar un apoyo ágil. Tus actividades incluirán: * Revisar calendarios y buzones de entrada, respondiendo a correos electrónicos urgentes o solicitudes de programación. * Actualizar registros en sistemas de CRM, hojas de cálculo o unidades compartidas. * Preparar documentos o presentaciones para reuniones. * Realizar investigaciones sencillas para proyectos o iniciativas futuras. * Hacer seguimiento con proveedores o clientes para asegurar la finalización de las tareas. * Finalizar el día revisando listas de pendientes, enviando actualizaciones de estado y preparando las prioridades para el día siguiente. En esencia: eres el socio remoto de operaciones que garantiza que nada pase desapercibido. **Métricas clave de éxito (KPI):** * Tareas completadas con precisión y dentro del plazo establecido. * Eficiencia en la gestión de calendarios y buzones de entrada (sin citas perdidas, respuestas oportunas). * Retroalimentación positiva por parte de los clientes y partes interesadas. * Registros y documentación organizados y precisos. * Rapidez de respuesta y disponibilidad dentro de las ventanas de servicio acordadas. **Proceso de entrevista:** * Entrevista telefónica inicial * Entrevista por video con un reclutador de Pavago * Tarea práctica (por ejemplo, gestionar una bandeja de entrada o calendario simulados, o compilar un breve resumen de investigación) * Entrevista con el gerente de contratación o ejecutivo del cliente * Oferta y verificación de antecedentes