¿Cuánto tiempo hay que guardar las nóminas?

[AndersonFitz]

Legalmente, estás obligado a guardar tus nóminas (recibos de nómina) por un mínimo de 5 años en México, pero para proteger tus derechos laborales y previsionales a largo plazo, la recomendación práctica es conservarlas de forma permanente, idealmente hasta después de gestionar tu pensión. El plazo de 5 años se basa en los periodos de prescripción que establecen la Ley Federal del Trabajo (para reclamaciones laborales ante la STPS o PROFEDET) y la Ley del Impuesto Sobre la Renta (para una posible revisión fiscal por el SAT). Guardarlas para siempre es crucial porque son la única prueba detallada de tu salario bruto, deducciones (IMSS, INFONAVIT, ISR) y antigüedad, necesaria para cálculos futuros.

Finalidad / Ámbito	Plazo de Conservación Mínimo Legal	Razón Principal
Revisión Fiscal (SAT)	5 años	Artículo 67 del Código Fiscal de la Federación.
Reclamaciones Laborales (STPS/PROFEDET)	5 años	Artículo 516 de la Ley Federal del Trabajo.
Cálculo de Pensión (IMSS)	Toda la vida laboral	El monto se calcula con el promedio del salario base de cotización de las últimas 250 semanas (casi 5 años), pero discrepancias requieren comprobar historial completo.
Trámites de Crédito (INFONAVIT, bancos)	Últimos 12-24 meses	Suelen solicitar estados de cuenta y nóminas recientes para evaluación.

• Sueldo base de cotización para pensión: Si solo guardas 5 años y el IMSS tiene un error en un salario registrado hace 7 años, sin tu nómina original será casi imposible corregirlo, afectando tu promedio final. Un error de $500 MXN en el salario base mensual registrado puede significar una diferencia de miles de pesos en tu pensión mensual futura.
• Finiquito y liquidación: Para verificar que las indemnizaciones por despido (90 días de salario, prima de antigüedad, etc.) se calculen correctamente, necesitas el historial completo de salarios diarios integrados. Un reclutador en Guadalajara comentó que muchos trabajadores no disputan cálculos erróneos por falta de estos comprobantes.
• Comprobante de prestaciones: Son tu respaldo para acreditar que recibiste aguinaldo, prima vacacional, vales de despensa o que se realizaron las aportaciones a tu AFORE. Según datos de OCCMundial, conservar esta documentación es una de las principales recomendaciones para los profesionistas. Para un salario neto mensual de $15,000 MXN, el valor anual de prestaciones como aguinaldo y prima vacacional puede superar los $25,000 MXN; sin nóminas, es difícil reclamar si no te las pagaron. Fuentes: Ley Federal del Trabajo (STPS), Código Fiscal de la Federación (SAT). La recomendación de conservación permanente está alineada con guías de PROFEDET y consejos de planeación previsional del IMSS.

[MalachiMarie]

Yo las guardo todas, desde mi primer trabajo como auxiliar administrativo en Puebla. Una vez, para un crédito INFONAVIT, el banco me pidió las de los últimos 18 meses y ahí las tenía, en una carpeta en mi correo. También me sirvieron cuando cambié de chamba: en mi trabajo anterior en un call center de Monterrey, el sueldo era bajo pero teníamos bonos por metas. Al salir, en el finiquito no me calcularon bien la parte proporcional de esos bonos. Saqué mis nóminas de los últimos 6 meses, mostré los comprobantes de los pagos extra y pude arreglarlo con el de Recursos Humanos. Sin esos papeles, me hubieran pagado como $3,000 MXN menos. Ahora le digo a todos mis compañeros: guárdenlas, aunque sea en PDF en el celular.

[OLuna]

Por el lado de la empresa, la ley nos exige guardar la nómina de cada empleado por al menos 5 años. La STPS en una visita de inspección puede pedirlas para verificar que se pagaron salarios, horas extra, prestaciones de ley y aportaciones al IMSS correctamente. Si no las tenemos, es una multa segura. Nosotros en la oficina en Querétaro tenemos un archivo digital con respaldo físico. Para el trabajador, mi consejo es que las conserve siempre. He visto casos donde el IMSS no registra bien una incapacidad o el monto del salario base, y sin la nómina de ese mes, el empleado tiene problemas para que se lo corrijan.

[LandonAnn]

Trabajo en el departamento de nómina de una maquiladora en Ciudad Juárez y el proceso es claro: nosotros guardamos todo el expediente de cada trabajador (contrato, nóminas, altas y bajas del IMSS) por más de 10 años por política interna, aunque la ley pida 5. La razón práctica más importante para el empleado es la pensión. El sistema del IMSS a veces tiene lagunas. Para calcular tu pensión, toman el promedio de tu salario base de los últimos 5 años. Imagina que hace 8 años tuviste un buen puesto con un salario base más alto, pero en el sistema del IMSS aparece un número menor. Si no tienes tus nóminas viejas para demostrar el error, tu promedio baja y te jubilarás con menos dinero. Además, en una auditoría laboral, el inspector pide nóminas al azar. Si el trabajador también guarda las suyas, es una capa extra de protección para ambos. Recomiendo sacar una foto o escanear la nómina física y guardarla en la nube o en un correo dedicado, así no se pierden.

[StevenDella]

La verdad es que al principio, en mi primer trabajo de mesero en Cancún, las tiraba. ¿Para qué quería esos papeles si ya me habían pagado? Pero un día mi papá, que ya va a jubilarse, tuvo un problema con el cálculo de su salario promedio porque en una empresa de hace años no le dieron sus nóminas y el IMSS tenía otro dato. Verlo hacer trámites y vueltas me abrió los ojos. Ahora, aunque sea freelancer y facture, guardo todo comprobante de pago. Es un hábito. Para trámites, créditos o por si algo pasa, es tu historial. Empieza desde tu primera quincena.