de imms de cada empleado

[DeJesse]

Claro, gestionar el INSS de cada empleado (Instituto Nacional de la Seguridad Social) es un paso fundamental en cualquier proceso de contratación. Sin un número de afiliación correcto, no puedes dar de alta a un trabajador en la Seguridad Social, lo que bloquea el inicio de su relación laboral legal.

Lo primero que debes hacer es solicitar el número de afiliación al propio empleado. Si no lo tiene, deberá tramitarlo en la Tesorería General de la Seguridad Social (TGSS) con su DNI o NIE. Una vez que lo obtengas, verifica que el número coincide con el documento oficial y que no haya duplicados.

En la práctica, muchas empresas usan un software de RRHH que integra la validación automática con la TGSS. Esto reduce errores de tecleo. También es obligatorio comunicar el alta en el Régimen General dentro de los 5 días naturales anteriores al inicio de la actividad (o en el mismo día si es urgente).

Según datos de la TGSS, el 30% de las incidencias en altas se deben a números de INSS incorrectos o mal escritos. Para evitarlo, te recomiendo implementar una doble comprobación en la fase de onboarding: primero el empleado envía una foto de su tarjeta o documento, y luego el departamento de RRHH introduce el dato en el sistema y lo contrasta manualmente.

Tipo de incidencia	Porcentaje sobre total de errores en altas
INSS incorrecto	30%
Datos personales erróneos	25%
Falta de documento de identidad	20%
Régimen equivocado	15%
Otros	10%

Finalmente, guarda siempre una copia del justificante de alta emitido por la TGSS. Es tu prueba legal de que el empleado está registrado. Si no gestionas bien el INSS, podrías enfrentar sanciones de hasta 3.000 euros por infracción grave según la Ley de Infracciones y Sanciones en el Orden Social (LISOS).

[DeValerie]

Yo siempre llevo una plantilla Excel con los INSS de todos los empleados, ordenados por fecha de alta. Cuando entra alguien nuevo, lo primero que hago es pedirle el número y comprobar que no tenga guiones o espacios extra. Una vez que lo tengo, lo meto en un campo de validación en el sistema de nóminas. Si el sistema rechaza el número, sé que es un error y no sigo adelante.

Para mí, el truco está en no fiarse nunca de lo que dice el empleado de memoria: siempre pido el documento físico o una captura de pantalla de la TGSS. Así evito dolores de cabeza después.

[OAlina]

Soy autónomo y contrato a un par de ayudantes temporales. Gestionar el INSS me parece un lío, pero he aprendido a hacerlo rápido. Uso la sede electrónica de la TGSS para validar el número antes de firmar el contrato. Si el empleado no tiene número, le ayudo a solicitarlo online. En mi experiencia, lo que más falla es el dígito de control, así que lo reviso dos veces. No me gusta delegar esto porque un error me puede costar una multa.

[Jackie]

Como responsable de una pequeña empresa, he visto de todo. La clave es automatizar la verificación del INSS. Contraté un servicio de API que conecta con la TGSS y comprueba el número en tiempo real. Cuando el candidato introduce sus datos en el portal de candidatos, el sistema ya lo valida. Eso nos ahorra horas de revisión manual. Además, el sistema envía un aviso si el número está caducado o pertenece a otro régimen. Así reducimos errores y cumplimos con la normativa sin estrés.

[VanJudah]

Para mí, lo más importante es formar al equipo de contratación sobre el INSS. He visto a muchos becarios meter números con ceros de más. Mi recomendación: cada vez que un empleado nuevo entra, se hace una llamada de verificación con la TGSS (línea 901 10 65 65) para confirmar que el número es válido. Sí, lleva tiempo, pero las multas por no dar de alta correctamente son mucho más caras. Además, guardo todos los justificantes en una carpeta digital con fecha de alta. Es un proceso que nunca falla si lo haces